Theo dõi thu nhập creator: ghi chép thủ công hay dùng mục ví riêng?
Đăng ngày 6 phút đọc
Mùa 11.11 thường là lúc lịch hợp tác của nhà sáng tạo dày nhất. Một tuần có thể có vài bài review, vài phiên livestream và vài mã giới thiệu chạy cùng lúc. Khi đợt sale kết thúc, câu hỏi khó nhất thường không nằm ở nội dung. Câu hỏi là: khoản nào đã nhận, khoản nào còn chờ?
Bài viết này so sánh hai cách theo dõi thu nhập creator. Cách thứ nhất là ghi chép thủ công bằng bảng tính hoặc sổ tay. Cách thứ hai là dùng một mục ví riêng trong công cụ làm việc. Không có cách nào đúng cho mọi người. Mục tiêu là giúp bạn chọn cách hợp với khối lượng việc của mình.
Vì sao theo dõi thu nhập creator dễ rối sau mùa sale?
Thông tin về tiền của một nhà sáng tạo thường nằm rải rác. Điều khoản nằm trong tin nhắn, xác nhận nằm trong email, còn khoản tiền thật thì nằm trong sao kê ngân hàng. Mỗi nơi giữ một mảnh, không nơi nào giữ toàn bộ.
Mỗi nhãn hàng lại có cách trả khác nhau. Có bên trả trước một phần, có bên trả sau khi bài đăng được duyệt, có bên tính theo đơn hàng phát sinh. Có hợp tác chỉ đổi bằng sản phẩm. Khi có nhiều hợp tác cùng lúc, bạn rất dễ nhầm giữa các mốc này.
Hậu quả không chỉ là thiếu tiền. Bạn có thể quên nhắc một khoản đến hạn, hoặc nhắc nhầm một khoản đã nhận. Cả hai đều khiến cuộc trò chuyện với nhãn hàng trở nên ngại ngùng.
Ví dụ minh họa: một KOC nhận năm hợp tác trong tuần 11.11. Hai tuần sau, cô nhớ là đã nhận tiền của ba bên. Khi mở sao kê, cô chỉ thấy hai khoản khớp tên. Khoản thứ ba được chuyển từ một tài khoản cá nhân của nhân viên nhãn hàng, nên cô mất thêm một buổi để đối chiếu.
Ghi chép thủ công: ưu và nhược điểm là gì?
Đây là cách phần lớn nhà sáng tạo bắt đầu. Bạn tạo một bảng tính, mỗi dòng là một hợp tác, mỗi cột là một thông tin cần nhớ.
Ưu điểm:
- Bạn tự quyết định cột nào cần, cột nào bỏ.
- Không cần học công cụ mới.
- Dễ chia sẻ với người hỗ trợ hoặc người thân giúp việc sổ sách.
Nhược điểm:
- Bạn phải nhớ cập nhật. Mùa bận nhất cũng là lúc dễ bỏ sót nhất.
- Bảng tách rời khỏi nơi bạn trao đổi với nhãn hàng, nên phải chép qua chép lại.
- Càng nhiều hợp tác, bảng càng dài và khó nhìn ra khoản nào đang chờ.
Dùng mục ví riêng để quản lý thu nhập KOC khác gì?
Cách thứ hai là gom các khoản liên quan đến hợp tác vào một mục ví nằm trong công cụ bạn dùng để làm việc với nhãn hàng. Thay vì mở một file riêng, bạn xem thông tin tiền ngay cạnh phần quản lý hợp tác.
Với HOJA for Creators, đó là mục ví để theo dõi các khoản liên quan đến hợp tác. Ý tưởng chính là để chuyện tiền không bị tách khỏi chuyện công việc.
Điểm cộng của cách này là bạn có một chỗ cố định để nhìn lại. Điểm cần cân nhắc là bạn phải làm quen với một giao diện mới. Mục ví trong một công cụ cũng thường đi theo cấu trúc có sẵn, nên không tự do tùy biến như bảng tính bạn tự dựng.
So sánh nhanh hai cách theo dõi thu nhập creator
| Tiêu chí | Ghi chép thủ công | Mục ví riêng trong công cụ |
|---|---|---|
| Nơi lưu thông tin | File hoặc sổ tách rời | Gần nơi quản lý hợp tác |
| Công sức ban đầu | Thấp, dùng ngay | Cần thời gian làm quen |
| Mức tùy biến | Rất cao | Theo cấu trúc có sẵn |
| Khi có nhiều hợp tác cùng lúc | Dễ sót nếu quên cập nhật | Có một chỗ cố định để xem lại |
| Rủi ro thường gặp | Nhiều phiên bản file, dữ liệu lệch | Phụ thuộc vào việc bạn dùng công cụ đều đặn |
| Phù hợp với | Ít hợp tác, thích tự thiết kế | Hợp tác đều, muốn gom việc về một nơi |
Nên chọn cách nào cho giai đoạn hiện tại của bạn?
Khi ghi chép thủ công vẫn đủ
Nếu mỗi tháng bạn chỉ có vài hợp tác và các nhãn hàng trả theo một kiểu giống nhau, bảng tính là đủ. Hãy giữ nó đơn giản và cập nhật ngay khi chốt hợp tác.
Khi nên cân nhắc một mục ví riêng
Nếu bạn thường xuyên có nhiều hợp tác chồng nhau, nhất là trong các đợt như 11.11 hay cuối năm, việc gom thông tin về một nơi sẽ đỡ tốn công đối chiếu. Đây cũng là lúc chép qua chép lại giữa nhiều nơi dễ gây sai sót nhất.
Khi kết hợp cả hai
Nhiều người dùng song song trong giai đoạn chuyển đổi. Bạn giữ bảng cũ làm bản lưu và bắt đầu ghi các hợp tác mới ở chỗ mới. Sau một thời gian, bạn sẽ biết cách nào hợp với mình hơn.
Dù chọn cách nào, mỗi khoản hợp tác cần ghi những gì?
Công cụ chỉ giúp được khi thông tin bạn ghi vào đủ rõ. Năm bước sau áp dụng cho cả hai cách:
- Ghi ngay khi chốt hợp tác, không đợi đến lúc nhận tiền.
- Ghi rõ hình thức thanh toán: trả trước, trả sau, theo đơn hay bằng sản phẩm.
- Ghi mốc dự kiến nhận tiền theo thỏa thuận với nhãn hàng.
- Ghi người liên hệ để biết cần nhắc ai khi đến hạn.
- Đánh dấu trạng thái đã nhận hoặc còn chờ ngay khi đối chiếu với sao kê.
Chỉ cần làm đều năm bước này, bạn đã tránh được phần lớn tình huống quên hay nhắc nhầm.
Bước tiếp theo sau mùa 11.11
Tuần sau sale là thời điểm tốt để rà lại toàn bộ hợp tác vừa làm. Bạn sẽ thấy ngay cách ghi chép hiện tại có đủ dùng hay không. Nếu thấy mình mất nhiều thời gian đối chiếu, đó là dấu hiệu nên thử một cách khác.
Nếu bạn muốn gom các khoản hợp tác về một chỗ gần nơi làm việc, hãy xem cách HOJA for Creators giúp bạn theo dõi các khoản hợp tác trong mục ví.